Polityka prywatności
POLITYKA PRYWATNOŚCI
FORMEDS.PL
Polityka prywatności w wersji 4.0 obowiązuje od dnia 01.04.2026 r.
§ 1 INFORMACJE OGÓLNE
1. Polityka prywatności Sklepu Internetowego nie stanowi źródła obowiązków dla Osoby Odwiedzającej (w tym Gościa) i Klienta Sklepu Internetowego. Ma ona charakter informacyjny, nie jest umową ani regulaminem.
2. Wszystkie wyrażenia i słowa zapisywane za pomocą wielkiej litery (np. Sklep Internetowy, Klient itd.) należy rozumieć zgodnie z treścią Regulaminu Sklepu Internetowego.
3. W przypadku zaistnienia jakichkolwiek rozbieżności pomiędzy niniejszą Polityką prywatności a zgodami na przetwarzanie danych osobowych udzielonymi przez osobę fizyczną, podstawą prawną do określenia zakresu działań Administratora są dobrowolnie wyrażone zgody lub przepisy prawa, które znajdują zastosowanie w danej sytuacji faktycznej.
§ 2 ADMINISTRATOR DANYCH OSOBOWYCH
1. Administratorem Twoich danych osobowych jest: Formeds Sp. z o.o. z siedzibą w Poznaniu przy ul. Grunwaldzkiej 186, 60-166 Poznań, KRS: 0000972152, NIP: 5273002472, REGON: 52205041300000, BDO: 000606337, kapitał zakładowy: 32 296 900,00 zł (dalej: Administrator).
2. Administrator powołał Inspektora Ochrony Danych (IOD). We wszelkich kwestiach związanych z ochroną danych osobowych zachęcamy do kontaktu za pośrednictwem adresu e-mail: iod@formeds.pl.
3. Na wskazany adres można również przesyłać żądanie udostępnienia informacji o tym, jakie dane osobowe dotyczące Ciebie posiadamy oraz w jakich celach je przetwarzamy.
4. Administrator informuje, że przechowuje korespondencję w celach statystycznych oraz w celu ulepszania systemu pomocy w zakresie RODO, a także w zakresie rozstrzygnięć reklamacyjnych i podejmowanych na podstawie zgłoszeń ewentualnych decyzji. Adresy oraz dane w ten sposób gromadzone nie będą wykorzystywane do komunikacji w celu innym niż realizacja zgłoszenia, w szczególności nie będą używane do celów marketingowych i przekazywane osobom trzecim.
5. W przypadku kontaktu z Administratorem w celu dokonania konkretnych czynności (np. złożenia reklamacji, dokonania zwrotu), Administrator może ponownie zwrócić się do danej osoby o przekazanie danych, w tym danych osobowych, np. w postaci imienia, nazwiska, adresu zamieszkania, adresu e-mail, celem potwierdzenia jej tożsamości i umożliwienia zwrotnego kontaktu w danej sprawie oraz wykonania żądanej czynności. Podanie tych danych nie jest obowiązkowe, lecz może być niezbędne do dokonania czynności lub uzyskania informacji, które interesują daną osobę.
6. Jeżeli wyraziłeś dodatkową zgodę na używanie przez nas plików cookies (ciasteczek), administratorami danych uzyskanych na podstawie Twojej aktywności w Internecie mogą być również nasi zaufani partnerzy.
§ 3 POZYSKIWANIE DANYCH I CEL ICH PRZETWARZANIA
1. Przetwarzamy dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE, (dalej: RODO) oraz innymi aktualnie obowiązującymi, w czasie przetwarzania określonych danych, przepisami prawa o ochronie danych osobowych.
2. Zgodnie z treścią wskazanych aktów prawnych, za dane osobowe uznaje się informacje o zidentyfikowanej lub możliwej do zidentyfikowania osobie fizycznej. Możliwa do zidentyfikowania osoba fizyczna to osoba, którą można bezpośrednio lub pośrednio zidentyfikować, w szczególności na podstawie identyfikatora takiego jak imię i nazwisko, numer identyfikacyjny, dane o lokalizacji, identyfikator internetowy lub jeden bądź kilka szczególnych czynników określających fizyczną, fizjologiczną, genetyczną, psychiczną, ekonomiczną, kulturową lub społeczną tożsamość osoby fizycznej.
3. Zapewniamy, że pozyskane od Ciebie dane są poufne, bezpieczne i przetwarzane wyłącznie wtedy, gdy jest to konieczne. Przetwarzamy dane zgodnie z prawem, w sposób rzetelny i przejrzysty dla osoby, której dane dotyczą. Przetwarzamy tylko takie dane i tylko o takiej treści, które są niezbędne z uwagi na prawnie uzasadniony cel, czyli powód przetwarzania. Dane osobowe są gromadzone z należytą starannością i odpowiednio chronione przed dostępem do nich przez osoby do tego nieupoważnione. Stosujemy odpowiednie i adekwatne środki bezpieczeństwa i stan wiedzy technicznej w celu ochrony danych osobowych przed przypadkową utratą oraz nieuprawnionym dostępem, wykorzystaniem, zmianą, czy ujawnieniem. Dane osobowe przechowujemy w sposób umożliwiający identyfikację osoby, której dane dotyczą, przez okres nie dłuższy, niż jest to niezbędne do celów, w których dane te są przetwarzane.
4. Administrator pozyskuje informacje o danych osobowych w następujący sposób:
a) poprzez dokonanie zakupu w Sklepie (sklep internetowy) przez Klienta;
b) poprzez rejestrację Konta Klienta;
c) poprzez dobrowolną subskrypcję usługi Newslettera;
d) poprzez dobrowolnie wprowadzone informacje w wiadomości e-mail, w formularzu kontaktowym lub aplikacji WhatsApp;
e) poprzez przesłanie reklamacji, wniosku, zapytania lub pisma o innym charakterze;
f) poprzez dobrowolnie wprowadzone informacje w wiadomości e-mail przesłanej w związku z chęcią nawiązania współpracy;
g) poprzez zamieszczenie opinii o produkcie;
h) poprzez wypełnienie Quizu;
i) poprzez korzystanie z Asystenta AI;
j) poprzez korzystanie z formularza kontaktowego dla przedsiębiorców;
k) poprzez pliki cookies, piksele lub podobne technologie internetowe.
5. Informujemy, że cel i zakres danych przetwarzanych przez Administratora wynika ze zgody Osoby Odwiedzającej Stronę Internetową lub Klienta lub przepisów prawa oraz w wybranych przypadkach jest doprecyzowywany w wyniku działań podejmowanych przez te osoby w Sklepie Internetowym lub w ramach innych kanałów komunikacji.
6. Podanie danych osobowych przez Osobę Odwiedzającą lub Klienta Sklepu Internetowego jest dobrowolne, lecz niezbędne w celu skorzystania z określonych funkcjonalności Sklepu Internetowego (np. złożenia przez Klienta Zamówienia i jego rozliczenia, rejestracji Konta Klienta lub skorzystania z formularzy kontaktowych).
7. Każdorazowo zakres wymaganych danych do zawarcia odpowiedniej umowy wskazany jest uprzednio w Sklepie Internetowym (oznaczamy dane, których podanie jest konieczne do zawarcia umowy/skorzystania z określonej funkcjonalności), w ramach innych kanałów komunikacji z Osobą Odwiedzającą lub Klientem lub w Regulaminie. Konsekwencją niepodania danych osobowych może być brak możliwości skutecznego skorzystania z funkcjonalności Strony Internetowej, np. brak możliwości złożenia zamówienia.
8. Twoje dane osobowe są pozyskiwane przez Administratora w następującym celu:
|
Cel przetwarzania |
Podstawa prawna |
Prawnie uzasadniony cel, jeśli istnieje |
|
Prowadzenie statystyk. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
Posiadanie informacji o statystykach prowadzonych przez nas działań, co pozwala nam na usprawnienie prowadzonej przez nas działalności gospodarczej. |
|
Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług bez wykorzystania środków komunikacji elektronicznej. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO. |
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność. |
|
Obsługa Konta Klienta. |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
|
Zawarcie i realizacja Umowy o Świadczenie Usług (Konto) lub podjęcie działań na żądanie przyszłego Klienta przed jej zawarciem. |
|
Prowadzenie działań marketingowych własnych produktów i usług z wykorzystaniem środków komunikacji elektronicznej, w tym profilowanie. |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO, przy czym działania te ze względu na inne obowiązujące przepisy, w szczególności Prawo komunikacji elektronicznej i Ustawę o świadczeniu usług drogą elektroniczną, prowadzone są jedynie na podstawie posiadanych zgód (art. 6 ust. 1 lit. a RODO). |
Prowadzenie działań marketingowych promujących prowadzoną działalność z wykorzystaniem adresów e-mail. Prezentowanie reklam, dostosowywanie rabatów i promocji.
|
|
Zamieszczenie przez osobę fizyczną opinii w Sklepie Internetowym. |
art. 6 ust. 1 lit. a RODO. |
Badanie satysfakcji z produktów. |
|
Obsługa zgłoszeń kierowanych z wykorzystaniem formularza kontaktowego, aplikacji Whatsapp wiadomości e-mail, reklamacji, innych wniosków. |
art. 6 ust. 1 lit. a RODO; art. 6 ust. 1 lit. c RODO. |
Udzielanie odpowiedzi na zgłoszenia i zapytania kierowane z wykorzystaniem formularza kontaktowego lub w innej formie, w tym przechowywanie newralgicznych wniosków i udzielonych odpowiedzi celem zachowania zasady rozliczalności. Obsługa wniosków, udzielenie odpowiedzi na reklamacje konsumenckie. Dochodzenie roszczeń, w tym od osób trzecich, obrona przez nimi. |
|
Zawarcie i realizacja Umowy Sprzedaży oraz Subskrypcji i Umowy o Świadczenie Usług |
art. 6 ust. 1 lit. b RODO.
|
Zawarcie i realizacja umowy lub podjęcie działań na żądanie przyszłego Klienta przed jej zawarciem. |
|
Archiwizacja dokumentów sprzedażowych. |
art. 6 ust. 1 lit. c RODO. |
Wypełnienie obowiązków prawnych wynikających z przepisów, np. podatkowych i rachunkowych, zwłaszcza w przypadku umów odpłatnych. |
|
Kontakt z Klientem po dokonaniu zakupu w celu zaproszenia do wystawienia opinii lub badania satysfakcji |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO |
Działania podejmowane przez Administratora celem poprawy jakości świadczonych usług i analizy przydatności oferowanego asortymentu. |
|
Udział w Quizie |
art. 6 ust. 1 lit. a RODO, art. 9 ust. 2 lit. a RODO |
Zawarcie i realizacja Umowy o Świadczenie Usług (QUIZ) |
|
Asystent AI |
art. 6 ust. 1 lit. f RODO, art. 6 ust. 1 lit. a RODO |
Zawarcie i realizacja Umowy o Świadczenie Usług (Asystent AI) |
9. W przypadku pełnoletniego Klienta lub pełnoletniej Osoby Odwiedzającej Stronę Internetową, za jego dodatkową zgodą, Dane Osobowe mogą być przetwarzane również w celu prezentowania, tworzenia, przyznania, i realizacji dedykowanych danemu Klientowi reklam, ofert lub promocji (rabatów) dotyczących produktów lub usług Administratora i jego partnerów, w możliwie wysokim stopniu dostosowanych do jego preferencji (profilowanie), w wyniku zautomatyzowanego podejmowania decyzji, mogące wywoływać wobec niego skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływać, np. poprzez dedykowany wyłącznie takiej osobie krótkoterminowy rabat na konkretny produkt, który niedawno przeglądała w naszym Sklepie Internetowym (opcja niedostępna dla osób, które nie są pełnoletnie lub są pełnoletnie ale nie wyraziły na takie działanie zgody).
10. Newsletter. Jeżeli chcesz zapisać się do naszego newslettera, musisz przekazać nam obowiązkowo swój adres e-mail lub numer telefonu za pośrednictwem formularza zapisu do newslettera. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by korzystać z usługi newslettera.
Dane przekazane nam podczas zapisu do newslettera są wykorzystywane w celu przesyłania newslettera, w którym informujemy o działaniach firmy, aktualnej kolekcji, promocjach i rabatach. Podstawą prawną przetwarzania w tej sytuacji jest Twoja dobrowolna zgoda wyrażona podczas zapisywania się do newslettera.
Twoje dane są w tym przypadku przetwarzane w celu cyklicznego przesyłania newslettera, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z chęci otrzymywania usługi.
Dane będą przetwarzane przez czas funkcjonowania newslettera, chyba że wcześniej zrezygnujesz z jego otrzymywania, co spowoduje trwałe usunięcie Twoich danych z bazy. Ponadto, w każdej chwili możesz sprostować swoje dane zapisane w bazie newsletterowej, jak również zażądać ich usunięcia, rezygnując z otrzymywania newslettera. Przysługuje Ci również prawo do przenoszenia danych, zawartych w art. 20 RODO.
Baza danych newslettera jest w odpowiedni sposób zabezpieczona przez Administratora. Newsletter jako baza danych obsługiwany jest poprzez podmiot zewnętrzny. W wysyłanych wiadomościach mailowych znajdują się odnośniki do ukrytych obrazków (tzw. piksel śledzący). Oprócz jego podstawowej funkcji, jaką jest liczenie otwarć maila, opcjonalnie służy on również do identyfikacji Klienta i prowadzenia działań marketingowych.
11. Kontakt e-mailowy, formularz kontaktowy. Kontaktując się z nami za pośrednictwem poczty elektronicznej lub formularza kontaktowego, przekazujesz nam swój adres e-mail jako adres nadawcy wiadomości. Ponadto, w treści wiadomości możesz zawrzeć również inne dane osobowe. Podanie danych jest dobrowolne, ale niezbędne, by nawiązać z nami kontakt.
Twoje dane są w tym przypadku przetwarzane w celu kontaktu z Tobą, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z chęci skontaktowania się z nami. Podstawą prawną przetwarzania po zakończeniu kontaktu jest usprawiedliwiony interes w postaci archiwizacji korespondencji na potrzeby wewnętrzne (art. 6 ust. 1 lit. f RODO).
Treść korespondencji może podlegać archiwizacji i nie jesteśmy w stanie jednoznacznie określić, kiedy zostanie usunięta, jednakże będzie to termin nie dłuższy niż 5 lat. Masz prawo do domagania się przedstawienia historii korespondencji, jaką z nami prowadziłaś (jeżeli podlegała archiwizacji), jak również domagać się jej usunięcia, chyba że jej archiwizacja jest uzasadniona z uwagi na nasze nadrzędne interesy.
12. Opinie. Chcąc dodać swoją opinię o Produkcie musisz wypełnić właściwy formularz.
Twoje dane są w tym przypadku przetwarzane w celu umożliwienia zamieszczania Opinii, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikająca z chęci zamieszczania swojego wpisu na naszej stronie internetowej, a w zakresie prośby o wystawienie Opinii działamy na podstawie naszego uzasadnionego interesu, którym jest chęć poznania Twojej Opinii o naszym Sklepie Internetowym lub oferowanych Produktach.
Dane będą przetwarzane przez czas funkcjonowania opinii na Stronie internetowej, chyba że wcześniej poprosisz o usunięcie opinii, co spowoduje usunięcie Twoich danych związanych z opinią z bazy.
W każdej chwili możesz sprostować swoje dane w opinii, jak również zażądać ich usunięcia. Przysługuje Ci również prawo do przenoszenia danych, zawartych w art. 20 RODO.
13. Konto Klienta. Zakładając Konto Klienta na naszej Stronie Internetowej przekazujesz nam swój adres e-mail. Jest to dobrowolne, lecz niezbędne w celu skutecznego zarejestrowania Konta Klienta. Następnie w Panelu Klienta możesz podać również dane adresowe, imię i nazwisko, numer telefonu. Twoje dane są w tym przypadku przetwarzane w celu prowadzenia Konta Klienta, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. b RODO. Dane będą przetwarzane przez czas posiadania Konta Klienta, chyba że wcześniej poprosisz o jego usunięcie, co spowoduje usunięcie Twoich danych z bazy. W każdej chwili możesz sprostować swoje dane przypisane do Konta Klienta, jak również zażądać ich usunięcia. Przysługuje Ci również prawo do przenoszenia danych, zawartych w art. 20 RODO. W ramach zakładania Konta Klienta możesz – lecz nie musisz – wyrazić zgodę na subskrypcję usługi newslettera.
14. QUIZ. Biorąc udział w Quizie przekazujesz nam swoje imię, adres e-mail, informacje: o przedziale wiekowym w jakim jesteś, o Twojej płci (informacja nieobowiązkowa), o preferencjach żywieniowych (np. dotyczącą ilości spożywanych ryb/warzyw itp.) o alergiach, niedoborach witamin, czasie, w którym ostatnio brałeś antybiotyki, o przyjmowanych lekach i oczekiwaniach względem Produktów oferowanych w Sklepie. Jest to dobrowolne, lecz niezbędne w celu skutecznego skorzystania z funkcjonalności QUIZU.
Twoje dane są w tym przypadku przetwarzane w celu przedstawienia Ci Produktów najbardziej pasujących do odpowiedzi wskazanych w ramach QUIZU, a podstawą przetwarzania jest art. 6 ust. 1 lit. a RODO, czyli Twoja zgoda wynikające z chęci otrzymania rekomendacji.
Dane będą przetwarzane przez czas 2 lat od dnia uzupełnienia QUIZU, chyba że wcześniej poprosisz o jego usunięcie, co spowoduje usunięcie Twoich danych z bazy.
W każdej chwili możesz sprostować swoje dane, jak również zażądać ich usunięcia. Skontaktuj się z nami, a my chętnie Ci w tym pomożemy lub zrobimy to za Ciebie. Przysługuje Ci również prawo do przenoszenia danych, zawartych w art. 20 RODO.
W ramach korzystania z QUIZU możesz – lecz nie musisz – wyrazić zgodę na subskrypcję usługi newslettera.
15. Asystent AI. W ramach Sklepu Internetowego udostępniona została usługa elektroniczna Asystent AI, umożliwiająca Użytkownikowi interakcję z modelem językowym sztucznej inteligencji (AI) w celu uzyskania informacji o Produktach oferowanych przez Sprzedawcę lub wygenerowania sugestii odpowiadających jego potrzebom zakupowym. Usługa świadczona jest na indywidualne żądanie Użytkownika i realizowana w sposób zautomatyzowany, bez udziału człowieka.
Korzystanie z Asystenta AI nie wymaga założenia Konta, jednak wprowadzane przez Użytkownika treści mogą zawierać dane osobowe, które są wówczas przetwarzane przez Administratora na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO (prawnie uzasadniony interes) oraz art. 6 ust. 1 lit. a RODO. Podanie danych jest dobrowolne, lecz może być konieczne do otrzymania odpowiedzi od Asystenta AI.
Administrator nie gromadzi systematycznie danych wprowadzanych w ramach Asystenta AI, jednak usługa może korzystać z zewnętrznych dostawców technologii AI (procesorów danych), do których może dochodzić do jednorazowego przekazania danych zawartych w rozmowie – w zakresie niezbędnym do wygenerowania odpowiedzi. Podmioty te działają na podstawie umów powierzenia danych osobowych lub – w przypadku transferów do państw trzecich – na podstawie odpowiednich mechanizmów zgodności (np. decyzji stwierdzających odpowiedni stopień ochrony lub standardowych klauzul umownych).
Dostawcą rozwiązania jest Ginomi Sp. z o.o. z siedzibą Lublinie, ul. KOWALSKA 5 /203, KRS: 0001195285, NIP: 9462758606, REGON: 54276482900000 (dalej: Dostawca). Administrator posiada wgląd w rozmowy, ale jeśli samodzielnie nie wprowadziłeś danych osobowych do rozmowy to Administrator nie będzie mógł ustalić kto uczestniczył w rozmowie.
Asystent AI oparty jest na funkcjonowaniu następujących modeli językowej sztucznej inteligencji:
- Gemini (dostarczany przez: Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, D04 E5W5, Irlandia);
- OpenAI (dostarczany przez: OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irlandia);
- Cohere (dostarczany przez: Cohere Inc., 171 John Street, Suite 200, Toronto, ON M5T 1X3, Kanada).
Oznacza to, że Twoje dane mogą być przekazywane do ww. podmiotów. Odnośnie Cohere Inc., Dostawca wskazuje, że w związku z korzystaniem z tego modelu językowego sztucznej inteligencji nie dochodzi do przekazywania danych poza EOG, z uwagi na hosting danych na terenie EOG.
Asystent AI działa zgodnie z obowiązującymi przepisami, w tym Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2024/1084 z dnia 13 marca 2024 r. w sprawie sztucznej inteligencji (AI Act). Zgodnie z tymi przepisami, Administrator zapewnia:
a. informowanie Użytkownika, że ma do czynienia z systemem AI, a odpowiedzi mają charakter automatyczny i nie są udzielane przez człowieka;
b. że system nie służy do podejmowania decyzji wywołujących skutki prawne lub podobnie istotne dla osoby fizycznej;
c. że system nie prowadzi profilowania w rozumieniu RODO.
Odpowiedzi generowane przez Asystenta AI mają charakter ogólny i informacyjny. Nie stanowią indywidualnej porady ani rekomendacji o charakterze medycznym, prawnym lub specjalistycznym. Przed podjęciem decyzji zakupowej zaleca się ich samodzielną weryfikację lub konsultację z odpowiednim specjalistą.
Użytkownik zobowiązany jest do powstrzymania się od wprowadzania w rozmowie z Asystentem AI treści zawierających dane wrażliwe, informacje poufne lub tajemnice przedsiębiorstwa.
Zanonimizowane treści rozmów mogą być wykorzystywane przez dostawców technologii AI wyłącznie do doskonalenia działania systemu, w ramach mechanizmów tzw. „uczenia się” modeli, zgodnie z zasadami ochrony danych i wymogami AI Act.
W każdej chwili możesz sprostować swoje dane, jak również zażądać ich usunięcia. Skontaktuj się z nami, a my chętnie Ci w tym pomożemy lub zrobimy to za Ciebie. Przysługuje Ci również prawo do przenoszenia danych, zawartych w art. 20 RODO.
16. Formularz kontaktowy dla przedsiębiorców. Administrator przetwarza dane osobowe osób kontaktujących się z nami w sprawach współpracy B2B lub nawiązania relacji handlowych za pośrednictwem formularza kontaktowego dla przedsiębiorców dostępnego w ramach funkcjonalności Sklepu Internetowego. Kontaktując się z nami za pośrednictwem opisywanego narzędzia przekazujesz nam dane takie, jak: numer NIP, nazwa firmy, rodzaj prowadzonej działalności, numer telefonu oraz adres e-mail. Nadto, w treści wiadomości możesz wskazać inne dane. Prosimy jedynie byś nie zamieszczał w treści wiadomości danych wrażliwych.
Przetwarzamy Twoje dane w celu udzielania odpowiedzi na przesłane zapytanie albo w celu przedstawienia oferty, nawiązania współpracy. Podstawą przetwarzania w tym zakresie jest chęć nawiązania współpracy pomiędzy nami, a Twoją firmą, czyli art. 6 ust. 1 lit. b RODO, albo jeśli komunikacja nie zmierza do zawarcia Umowy podstawą przetwarzania będzie art. 6 ust. 1 lit. f RODO.
§ 4 KATEGORIE DANYCH OSOBOWYCH
1. Administrator danych osobowych może przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:
a) dane osobowe podane w formularzu przy rejestracji Konta Klienta, składaniu Zamówień w Sklepie Internetowym, w szczególności: adres e-mail, imię i nazwisko, numer telefonu;
b) dane osobowe uzupełnione przez użytkownika podczas korzystania z Konta Klienta, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; adres zamieszkania [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], a w przypadku Klientów niebędących konsumentami dodatkowo nazwa firmy oraz numer identyfikacji podatkowej [NIP];
c) dane osobowe niezbędne do złożenia zamówienia, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego; adres zamieszkania [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], a w przypadku Klientów niebędących konsumentami dodatkowo nazwa firmy oraz numer identyfikacji podatkowej [NIP];
d) dane osobowe podane w celu korzystania z newslettera, podane podczas korzystania z formularza kontaktowego, Whatsapp, zamieszczania opinii oraz przesyłane za pośrednictwem e-mail; czy przekazywane podczas składania reklamacji, skarg lub wniosków, w szczególności: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego; adres [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj], numer rachunku bankowego;
e) dane osobowe podane w celu wzięcia udziału w konkursach/akcjach promocyjnych: imię i nazwisko; adres e-mail; numer telefonu kontaktowego; adres zamieszkania [ulica, numer domu, numer lokalu, kod pocztowy, miejscowość, kraj];
f) dane osobowe przekazane w ramach uzupełniania QUIZU;
g) inne dane w szczególności uzyskane w oparciu o aktywność Klienta w Internecie, w tym uzyskane za pośrednictwem Sklepu Internetowego lub innych kanałów komunikacji z Klientem, z wykorzystaniem cookies i podobnych technologii.
§ 5 ODBIORCY DANYCH OSOBOWYCH
1. Twoje dane osobowe mogą być przetwarzane przez naszych partnerów i podwykonawców, czyli podmioty, z których usług korzystamy przy przetwarzaniu danych oraz świadczeniu na Twoją rzecz usług. Wedle naszej wiedzy, wszystkie podmioty, którym powierzamy przetwarzanie danych osobowych gwarantują stosowanie odpowiednich środków ochrony i bezpieczeństwa danych osobowych wymaganych przez przepisy prawa.
2. Twoje dane osobowe Administrator może przekazywać:
a) organom państwowym lub innym podmiotom uprawnionym na podstawie przepisów prawa, celem wykonania ciążących na nas obowiązków;
b) w przetwarzaniu danych osobowych w ograniczonym zakresie mogą brać udział partnerzy Administratora, w szczególności którzy technicznie pomagają sprawnie prowadzić Sklep Internetowy (np. wspierają nas w wysyłaniu wiadomości e-mail, a w przypadku działań reklamowych – także w kampaniach marketingowych), dostawcy usług hostingu lub usług teleinformatycznych, przewoźnicy lub pośrednicy realizujący przesyłki Zamówień, podmioty obsługujące płatności elektroniczne lub płatności kartą płatniczą w Sklepie Internetowym, firmy, które serwisują oprogramowanie, wspierają Administratora w kampaniach marketingowych, jak również dostawcy usług prawnych i doradczych oraz księgowość zewnętrzna;
c) ponadto możemy udostępniać dane w pełni zanonimizowane (takie, które nie mogą Ciebie zidentyfikować) podmiotom, z którymi współpracujemy.
3. W ramach działalności marketingowej (reklamowej) Administrator korzysta z usług podmiotów trzecich, które stosują w Sklepie Internetowym pliki cookies, piksele lub funkcje marketingowe zbliżone do cookies. Katalog tych podmiotów został szczegółowo wskazany w § 8 niniejszej Polityki.
4. Dodatkowo w celu zapewnienia niektórych usług Administrator korzysta z usług zew. podmiotów, które mogą przetwarzać dane Klientów i Użytkowników np.:
a) Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, D04 E5W5, Irlandia;
b) OpenAI Ireland Limited, 1st Floor, The Liffey Trust Centre, 117-126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irlandia;
c) Cohere Inc., 171 John Street, Suite 200, Toronto, ON M5T 1X3, Kanada
d) WhatsApp LLC, 1 Meta Way, Menlo Park, CA 94025, United States of America – która uzyskała wpis na listę Data Privacy Framework, a co za tym idzie jest uznana za podmiot stwierdzający odpowiedni stopień ochrony danych osobowych.
§ 6 ARCHIWIZACJA DANYCH OSOBOWYCH
1. Administrator będzie przechowywać Twoje dane osobowe jedynie tak długo, jak jest to niezbędne dla celów określonych w niniejszej Polityce prywatności i/lub w celu spełnienia wymogów prawnych i regulacyjnych. Po tym okresie Administrator bezpiecznie usunie Twoje dane osobowe.
2. Dane przechowujemy przez okresy wskazane poniżej:
|
Dane powiązane z procedurą sprzedaży. |
10 lat |
|
Dane dla celów marketingowych. |
W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia sprzeciwu. |
|
Dane przekazywane z wykorzystaniem, formularza kontaktowego, e-mail, formularza kontaktowego dla przedsiębiorców, Whatsapp |
Przez okres 3 lat celem zachowania zasady rozliczalności. |
|
Dane zawarte w opiniach. |
W przypadku przetwarzania danych na podstawie zgody – do czasu jej wycofania. W przypadku przetwarzania danych na podstawie prawnie uzasadnionego celu – do czasu wniesienia sprzeciwu. |
|
Dane osobowe powiązane z cookies i podobnymi funkcjami. |
Do czasu usunięcia tych plików przy pomocy ustawień strony / przeglądarki / urządzenia (przy czym usunięcie plików nie zawsze jest tożsame z usunięciem Danych Osobowych uzyskanych za pośrednictwem tych plików – wówczas dane osobowe będą przetwarzane do czasu wniesienia sprzeciwu). |
|
Dane przekazywane w trakcie postępowania reklamacyjnego i innych procedur związanych z roszczeniami Klienta. |
6 lat. |
|
Pozostała kategoria danych (za wyjątkiem danych z plików cookies, o czym więcej w naszej Polityce Cookies).
|
5 lat. |
3. W każdym przypadku dane osobowe będą przechowywane również wtedy, gdy przepisy prawa (np. księgowe lub podatkowe) będą zobowiązywać Administratora do ich przetwarzania; dane osobowe będziemy przechowywać dłużej na wypadek, gdyby Klient miał wobec Administratora jakiekolwiek roszczenia, w celu dochodzenia roszczeń przez Administratora, bądź w celu dochodzenia lub obrony przed roszczeniami osób trzecich, przez okres ich przedawnienia określony przepisami prawa, w szczególności kodeksu cywilnego.
4. W zależności od zakresu danych osobowych i celów ich przetwarzania mogą być więc one przechowywane przez różny okres. W każdym przypadku decyduje dłuższy termin przechowywania danych osobowych.
§ 7 UPRAWNIENIA, UZYSKIWANIE DOSTĘPU I AKTUALIZACJA DANYCH OSOBOWYCH, REKLAMACJE
Zgodnie z art. 15 RODO masz prawo uzyskania od Administratora danych osobowych informacji czy Twoje dane osobowe są przetwarzane.
Jeżeli Administrator przetwarza Twoje dane osobowe, wówczas masz prawo do:
a) dostępu do danych osobowych;
b) uzyskania informacji o celach przetwarzania, kategoriach przetwarzanych danych osobowych, o odbiorcach lub kategoriach odbiorców tych danych, planowanym okresie przechowywania Twoich danych lub o kryteriach ustalania tego okresu, o prawach przysługujących Twojej osobie na podstawie RODO oraz o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego, o źródle tych danych, o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu oraz o zabezpieczeniach stosowanych w związku z przekazaniem tych danych poza Unię Europejską;
c) uzyskania kopii swoich danych osobowych.
Ponadto, możesz poprosić o skorygowanie swoich danych osobowych (art. 16 RODO), usunięcie danych osobowych (art. 17 RODO), wyrazić sprzeciw wobec przetwarzania danych osobowych (art. 21 RODO) oraz o ile jest to technicznie wykonalne, poprosić o przekazanie udostępnionych danych osobowych innej organizacji (art. 20 RODO).
W związku z prawem do bycia zapomnianym, Administrator dokona aktualizacji lub usunięcia Twoich danych, chyba że ma prawny obowiązek ich zachowania do celów prowadzenia działalności lub zachowania zgodności z prawem. W niektórych przypadkach masz prawo żądania ograniczenia przetwarzania danych osobowych (art. 18 RODO). Możesz również skontaktować się z Administratorem w przypadku zastrzeżeń co do sposobu gromadzenia, przechowywania lub korzystania z danych osobowych.
Administrator stara się niezwłocznie rozpatrywać wszelkie żądania dotyczące w/w operacji na Twoich danych osobowych, nie później jednak niż w ciągu 30 dni od chwili otrzymania żądania. Z uwagi na skomplikowany charakter żądania Administrator ma prawo rozpatrzyć Twoje żądania w terminie przekraczającym 30 dni, o czym wcześniej poinformuje Użytkownika.
Administrator dąży do ostatecznego rozpatrywania skarg, ale jeśli będziesz nadal niezadowolony z uzyskanej odpowiedzi, możesz złożyć skargę do organu nadzorczego zajmującego się ochrona danych osobowych. W Polsce organem nadzorczym w rozumieniu RODO jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
§ 8 PRZETWARZANIE DANYCH OSOBOWYCH W SPOSÓB ZAUTOMATYZOWANY,
POLITYKA COOKIES
1. Nasza Strona Internetowa, podobnie jak niemal wszystkie inne strony internetowe, wykorzystuje pliki cookies, czyli ciasteczka. Polityka cookies dotyczy zarówno Klientów Sklepu Internetowego, jak i Osób Odwiedzających Sklep Internetowy, czyli użytkowników, którzy przeglądają zawartość Sklepu, ale nie dokonują zakupów.
2. Polityka cookies stanowi dokument będący integralną cześcią niniejszej Polityki prywatności. Treść Polityki cookies znajduje się tutaj.
3. Strona Internetowa korzysta również z funkcjonalności zbliżonych do cookies. W związku z tym, poszczególne zapisy Polityki cookies należy odnosić odpowiednio również do tych technologii.
4. Wybrane pliki cookies przetwarzają Twoje dane osobowe. Przetwarzanie danych osobowych pochodzących z plików cookies lub podobnych technologii na naszej Stronie Internetowej odbywa się w celach zapewnienia funkcjonowania Strony, dostosowania Strony Internetowej do preferencji Osoby Odwiedzającej i Klienta, czy celach analitycznych. Przetwarzanie odbywa się na podstawie naszego uzasadnionego interesu. Podstawą prawną przetwarzania danych osobowych w celach reklamowych będzie Twoja dodatkowa zgoda, wyrażona poprzez dokonanie wyboru i zaznaczenie checkboxa podczas procesu wyrażania zgody na cookies.
5. Gdy Osoba Odwiedzająca korzysta ze Sklepu Internetowego stosowane są pliki cookies umożliwiające identyfikację jej przeglądarki lub urządzenia - pliki cookies zbierają różnego rodzaju informacje, które co do zasady nie stanowią danych osobowych. Niektóre informacje, w zależności od ich zawartości i sposobu wykorzystania, mogą jednak zostać powiązane z konkretną osobą - przypisanie pewnych zachowań konkretnej Osobie Odwiedzającej lub Klientowi, np. poprzez powiązanie ich z danymi podanymi przy rejestracji Konta w Sklepie Internetowym czy konkretnym adresem e-mail - a tym samym zostać uznane za dane osobowe.
6. W stosunku do informacji zbieranych przez pliki cookies, które mogą zostać powiązane z konkretną osobą, zastosowanie znajdują postanowienia Polityki prywatności Sklepu Internetowego odnoszące się do danych osobowych, w szczególności dotyczące praw osoby, której dane dotyczą.
7. Strona internetowa korzysta z profilowania. Dzięki cookies stosowanym w Sklepie Internetowym możliwe jest zapoznawanie się przez Administratora z preferencjami Osoby Odwiedzającej/Klienta - np. poprzez analizę tego jak często odwiedza Sklep Internetowy oraz czy i jakie produkty kupuje. Analiza zachowań w Internecie pomaga lepiej zrozumieć zwyczaje i oczekiwania Klientów i Osób Odwiedzających oraz dostosować się do ich potrzeb i zainteresowań. Dzięki tej technologii możliwe jest zaprezentowanie Osobom Odwiedzającym reklam dopasowanych do ich potrzeb i zainteresowań oraz przygotowania dla pełnoletnich Osób Odwiedzających, którzy się na to zgodzili, lepszych promocji i niespodzianek.
§ 9 ZMIANY POLITYKI PRYWATNOŚCI
1. Niniejsze zasady Polityki prywatności 4.0 obowiązują od dnia 01.04.2026 r.
2. Administrator oświadcza, iż ma prawo do dokonania zmian niniejszego dokumentu z ważnych powodów, m.in.:
a) zmiany obowiązujących przepisów, w szczególności w zakresie RODO, prawa komunikacji elektronicznej, usług świadczonych drogą elektroniczną oraz regulujących prawa konsumentów, wpływające na prawa i obowiązki Administratora lub prawa i obowiązki podmiotu danych;
b) rozwój funkcjonalności lub usług elektronicznych spowodowany postępem technologii internetowej, w tym wdrożenie nowych rozwiązań informatycznych, technologicznych lub technicznych na Stronie Internetowej, mające wpływ na zakres niniejszej Polityki prywatności.
3. O wszelkich zmianach Administrator zobowiązuje się poinformować Użytkowników z odpowiednim wyprzedzeniem, pozwalającym na zapoznanie się z treścią zmienionego dokumentu, np. poprzez umieszczenie tekstu jednolitego Polityki prywatności na stronie głównej Strony internetowej.
4. W przypadku użytkowników korzystających z funkcji Newslettera, jeżeli Administrator dokona zasadniczych zmian treści Polityki Prywatności, wówczas poinformuje o nich Użytkowników za pomocą poczty elektronicznej. W przypadku jakichkolwiek zastrzeżeń do zmiany Polityki Użytkownik ma prawo zaprzestać korzystania z Newslettera poprzez wysłanie prośby o wypisanie z Newslettera lub poprzez prośbę usunięcia jego danych osobowych.
Dokumenty prawne zostały przygotowane przez Kancelarię Legitimate.pl na rzecz Formeds sp. z o.o.
Prosimy o niekopiowanie oraz nierozpowszechnianie treści dokumentów prawnych w całości ani w części, bez uprzedniej zgody Kancelarii Legitimate albo Formeds sp. z o.o.
Poprzednie Polityki prywatności:
Polityka prywatności 1.0 obowiązująca od dnia 18.09.2023 r. do dnia 14.04.2025 r.
Polityka prywatności 2.0 obowiązująca od dnia 15.04.2025 r. do dnia 30.09.2025 r.
Polityka prywatności 3.0 obowiązująca od dnia 01.10.2025 r. do dnia 31.03.2026 r.
